UMKMJATIM.COM – Salah satu tantangan besar bagi pelaku UMKM adalah ketika order tiba-tiba meningkat tajam—entah karena viral di media sosial, momen musiman seperti Lebaran, atau promosi besar-besaran.
Di satu sisi, ini pertanda baik bahwa produk Anda diminati pasar.
Namun di sisi lain, jika tidak dikelola dengan baik, lonjakan pesanan bisa menjadi bumerang dan mengganggu reputasi usaha.
Agar Anda tetap bisa memenuhi permintaan tanpa mengorbankan kualitas dan kepercayaan pelanggan, berikut adalah 7 tips mengelola produksi saat order melonjak tajam.
1. Buat Perencanaan Produksi yang Fleksibel
Segera evaluasi kapasitas produksi harian Anda. Hitung berapa unit yang bisa diproduksi secara realistis dan tetapkan target harian.
Rancang juga skenario cadangan apabila pesanan terus naik, misalnya dengan menambah jam kerja atau sistem shift.
2. Prioritaskan Pesanan Berdasarkan Deadline
Saat pesanan membludak, penting untuk mengatur skala prioritas.
Dahulukan order dengan tenggat waktu paling dekat atau pelanggan loyal.
Ini membantu menghindari penumpukan dan memperkecil risiko keterlambatan pengiriman.
3. Tingkatkan Tenaga Produksi Sementara
Pertimbangkan untuk merekrut tenaga tambahan, baik secara harian maupun freelance.
Pastikan mereka diberi pelatihan singkat agar memahami standar kualitas produk Anda.
Tenaga tambahan bisa jadi penyelamat utama saat beban produksi melonjak.
4. Jaga Kualitas Produk Tetap Konsisten
Meski dikejar target jumlah, kualitas tetap nomor satu.
Gunakan checklist produksi dan kontrol kualitas untuk memastikan setiap produk tetap sesuai standar.
Kualitas yang menurun bisa merusak reputasi dan membuat konsumen kecewa.
5. Optimalkan Stok Bahan Baku
Lakukan pengecekan bahan baku secara berkala. Jika memungkinkan, sediakan stok cadangan atau buat kesepakatan dengan supplier untuk pasokan darurat.
Kekurangan bahan saat order naik bisa jadi hambatan besar dalam proses produksi.
6. Manfaatkan Teknologi untuk Efisiensi
Gunakan software manajemen produksi atau spreadsheet untuk mencatat alur kerja, stok, hingga progres harian.
Ini mempermudah pengawasan dan pengambilan keputusan. Bahkan, aplikasi sederhana pun bisa sangat membantu saat volume order tinggi.
7. Komunikasi Terbuka dengan Pelanggan
Jika terjadi keterlambatan atau kendala, jangan diam saja. Sampaikan informasi dengan jujur dan profesional.
Pelanggan umumnya lebih menerima penjelasan yang jujur daripada menunggu tanpa kepastian.
Transparansi juga membangun kepercayaan jangka panjang.
Produksi Lancar, Pelanggan Puas
Lonjakan order adalah berkah yang harus disambut dengan persiapan matang.
Dengan manajemen produksi yang tepat, Anda bisa tetap memenuhi permintaan pasar tanpa mengorbankan kualitas maupun kredibilitas brand.
Ingat, kunci utamanya adalah perencanaan, efisiensi, dan komunikasi.
Dengan tiga hal itu, UMKM Anda siap tumbuh lebih besar bahkan saat pesanan datang tak terduga.***
